ASAMBLEA ORDINARIA 2012
CONJUNTO RESIDENCIAL PARQUES DE ALEJANDRIA
SEGUNDA ETAPA
ACTA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA No. 020 Siendo las 9.20 del día 20 de Marzo del año 2012 se reunieron en el kiosko del CONJUNTO PARQUES DE ALEJANDRIA ETAPA II, atendiendo la convocatoria personalizada del 20 de Febrero de 2012 expedida por el Administrador del Conjunto, en donde se desarrolló el siguiente ORDEN DEL DIA: APERTURA DE LA ASAMBLEA: El Administrador del Conjunto Residencial Parques de Alejandría –Segunda Etapa da la bienvenida a los propietarios y da lectura al orden del día enviado en la convocatoria: 1. Llamado a lista y verificación del Quórum.
2. Elección del Presidente y Secretario (a) para la presente Asamblea.
3. Lectura y aprobación del orden del día.
4. Elección y nombramiento de Comisión para revisión y aprobación del acta de la presente Asamblea.
5. Presentación de informes.
a) Informe del Consejo de Administración y Administrador
b) Informe del Revisor Fiscal
c) Informe del Comité de Convivencia
6. Presentación para aprobación de balances a 31 de diciembre de 2011.
7. Aprobación del presupuesto para el periodo 2012.
8. Ratificación de la cuota de administración e intereses por mora para el periodo 2012, quedando la cuota de Administración en $95.000.00 del 1 al 10, en $105.000.00 del 11 al 20 y $115.000.00 la cuota plena a partir del día 21 de cada mes y los intereses por mora del 2% mes vencido. 9. Elección del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
10. Elección del REVISOR FISCAL
11. Elección del COMITÉ DE CONVIVENCIA
12. Proposiciones y varios. DESARROLLO
1. Llamado a lista y verificación del quórum. El Administrador pregunta al señor Revisor Fiscal que quórum hay, el revisor fiscal informa que se encuentran presentes y firmaron la lista de asistencia 96 propietarios y 44 representantes de copropietarios que no asistieron, para un total de asistencia de ciento cuarenta (140) personas entre propietarios y representantes que representan el 88.6% de los convocados a la Asamblea, en consecuencia, hay quórum para deliberar y decidir. Se anexa listado con firma de asistentes y se continúa con el orden del día. .
SEGUNDA ETAPA
ACTA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA No. 020 Siendo las 9.20 del día 20 de Marzo del año 2012 se reunieron en el kiosko del CONJUNTO PARQUES DE ALEJANDRIA ETAPA II, atendiendo la convocatoria personalizada del 20 de Febrero de 2012 expedida por el Administrador del Conjunto, en donde se desarrolló el siguiente ORDEN DEL DIA: APERTURA DE LA ASAMBLEA: El Administrador del Conjunto Residencial Parques de Alejandría –Segunda Etapa da la bienvenida a los propietarios y da lectura al orden del día enviado en la convocatoria: 1. Llamado a lista y verificación del Quórum.
2. Elección del Presidente y Secretario (a) para la presente Asamblea.
3. Lectura y aprobación del orden del día.
4. Elección y nombramiento de Comisión para revisión y aprobación del acta de la presente Asamblea.
5. Presentación de informes.
a) Informe del Consejo de Administración y Administrador
b) Informe del Revisor Fiscal
c) Informe del Comité de Convivencia
6. Presentación para aprobación de balances a 31 de diciembre de 2011.
7. Aprobación del presupuesto para el periodo 2012.
8. Ratificación de la cuota de administración e intereses por mora para el periodo 2012, quedando la cuota de Administración en $95.000.00 del 1 al 10, en $105.000.00 del 11 al 20 y $115.000.00 la cuota plena a partir del día 21 de cada mes y los intereses por mora del 2% mes vencido. 9. Elección del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
10. Elección del REVISOR FISCAL
11. Elección del COMITÉ DE CONVIVENCIA
12. Proposiciones y varios. DESARROLLO
1. Llamado a lista y verificación del quórum. El Administrador pregunta al señor Revisor Fiscal que quórum hay, el revisor fiscal informa que se encuentran presentes y firmaron la lista de asistencia 96 propietarios y 44 representantes de copropietarios que no asistieron, para un total de asistencia de ciento cuarenta (140) personas entre propietarios y representantes que representan el 88.6% de los convocados a la Asamblea, en consecuencia, hay quórum para deliberar y decidir. Se anexa listado con firma de asistentes y se continúa con el orden del día. .
2. Elección del presidente y secretario (a) para la presente Asamblea. El Administrador invita a los Asambleístas a participar para presidir la asamblea, se postula el señor Juan Manuel Navarro Rodríguez casa 15 manzana 2, como secretaria postulan a la señora Rosa Marlene Moreno, casa 3 manzana 3 quien acepta. Se somete a aprobación de los Asambleístas y es aprobado por unanimidad.
3. Lectura y aprobación del orden del día. El Presidente de la Asamblea manifiesta que ya habiéndose leído el orden del día pregunta si hay alguna objeción al mismo. La señora Gladys Caycedo pregunta porque que no se incluyó el informe del contador, a lo cual le aclaran que él no debe presentar informe.
No habiendo más inquietudes los Asambleístas aprueban por unanimidad el Orden del día.
4. Elección y nombramiento de comisión para revisión y aprobación del acta de la presente asamblea. El señor Presidente de la Asamblea hace un llamado a colaborar en la Comisión de revisión del acta del día, presentándose en forma voluntaria las siguientes personas: Propietario Casa Manzana Olga Torres M 7 5B
Sonia Cepeda 3 5B
Gladys Caicedo 18 1B
Los cuales son aceptados por los Asambleístas por unanimidad. 5. Presentación de informes: a).- Informe del Consejo de Administración y Administrado: La señora Rosa Marlene Moreno, da lectura al informe del Consejo de Administración y se anexa a la presenta acta. El señor Gerardo Romero solicita que en la cartilla se envíe el informe para que los asambleístas lleguen ilustrados a la asamblea. b).- Informe del Revisor fiscal. El Revisor Fiscal da lectura al informe y se anexa al acta. c).- Informe de Comité de Convivencia. La señora Sonia Virginia Redondo, da el informe, manifestando que Comité no tuvo mayor acción, debido a que los comportamientos fueron buenos, solo se presentaron 3 inconvenientes por algunos casos de árboles, los cuales fueron solucionados, en cuanto al presupuesto asignado, se utilizaron algunos dineros en actividades en las novenas de navidad; enfatiza en mejorar el uso de la piscina, ya que se presentan actitudes irregulares, por parte de invitados y algunos propietarios, como no usar trajes adecuados, no colocar el pañal adecuado a los bebes, tomar y hasta comer dentro de la piscina. Otro tema son las mascotas, se sugiere que las saquen pero las acompañen, recojan los excrementos, hay que respetar las mínimas normas de convivencia.
Sonia Cepeda 3 5B
Gladys Caicedo 18 1B
Los cuales son aceptados por los Asambleístas por unanimidad. 5. Presentación de informes: a).- Informe del Consejo de Administración y Administrado: La señora Rosa Marlene Moreno, da lectura al informe del Consejo de Administración y se anexa a la presenta acta. El señor Gerardo Romero solicita que en la cartilla se envíe el informe para que los asambleístas lleguen ilustrados a la asamblea. b).- Informe del Revisor fiscal. El Revisor Fiscal da lectura al informe y se anexa al acta. c).- Informe de Comité de Convivencia. La señora Sonia Virginia Redondo, da el informe, manifestando que Comité no tuvo mayor acción, debido a que los comportamientos fueron buenos, solo se presentaron 3 inconvenientes por algunos casos de árboles, los cuales fueron solucionados, en cuanto al presupuesto asignado, se utilizaron algunos dineros en actividades en las novenas de navidad; enfatiza en mejorar el uso de la piscina, ya que se presentan actitudes irregulares, por parte de invitados y algunos propietarios, como no usar trajes adecuados, no colocar el pañal adecuado a los bebes, tomar y hasta comer dentro de la piscina. Otro tema son las mascotas, se sugiere que las saquen pero las acompañen, recojan los excrementos, hay que respetar las mínimas normas de convivencia.
La señora Sonia Cepeda manifiesta que los malos comportamientos son extremos en la piscina y recomienda que debe existir mayor control por parte de la Administración y el piscinero. También recomienda incrementar el aseo del Conjunto cuando hay puentes o vacaciones así como se hacía en otras épocas que se contrataban más personas para que el Conjunto se vea limpio.
El señor Pedro Fontal interviene y manifiesta que este punto de convivencia es el más importante y hay que ponerle cuidado, esas faltas manifestadas está seguro no son de los propietarios sino de invitados que desconocen el Reglamento Interno del Conjunto.
En cuanto al comportamiento en los demás conjuntos, debe ser porque ellos si conocen el Reglamento y lo cumplen nosotros no.
Adiciona que la calidad del servicio está sujeto al presupuesto y para ello se debe incrementar.
El señor Gerardo Romero casa 12 manzana 2 solicita nuevamente incluir todos los informes en la cartilla que se envía a los propietarios en la citación a las asambleas, ejemplo quiere conocer la ejecución e inversión de la cuota extraordinaria, no solo en los informes financieros sino en el informe del Consejo.
Teresa de Gordillo casa 4 manzana 10B hace la invitación a desarmar los espíritus y solicita no observar a la Administración y Consejo en el banquillo, sino valorar el trabajo que han realizado.
Rafael Gutiérrez casa 1 manzana 12, se solidariza con la señora Teresa y manifiesta que los miembros del Consejo no son empleados del Conjunto y resalta que ellos no tienen erogación y han trabajado por la comunidad, hay que valorar también el trabajo del Administrador que ha sido muy diligente y debemos siempre mantener respeto por todos.
Rodrigo Gómez casa 4 pide la palabra y manifiesta que no ve en el informe el tema de seguridad y agrega que él ha estado afectado varias veces porque se han entrado los ladrones a su casa y que hasta el momento la empresa de vigilancia y la Administración no le han respondido y no ve que la seguridad haya mejorado en ningún sentido en esa cuadra.
varias veces y no he obtenido respuesta alguna ni de la Administración ni de la Compañía de Vigilancia, además no veo énfasis en este tema que está afectando a toda la cuadra.
Interviene el señor Guevara casa 8 manzana 3b recomienda leer los informes antes de asistir a la asamblea para evitar tocar temas que están en ellos, solo se deben traer temas de los cuales se tengan dudas, adicional hacer las intervenciones con todo respeto.
En cuanto a la vigilancia recuerda que existe una Resolución de Superintendencia de vigilancia donde establece tarifas para estos eventos y la Compañía debe cumplir con todo lo de Ley , incluyendo la responsabilidad por todo concepto que sea doloso, esto se debe incluir en el nuevo contrato.
Agrega que el cumplimiento en el uso de la piscina debe ser control del piscinero.
Interviene la señora Camila Vega casa 1 manzana 2B, veo con preocupación la parte de vigilancia por la parte de atrás del conjunto la cual está desprotegida y es peligroso hasta para el vigilante, sugiero hacer garitas y colocar reflectores.
También sugirió mejorar la integración y colaboración entre las personas que son residentes en el Conjunto.
Igualmente sugiere mejorar el surtido del local que funciona en el Kiosco para las personas que habitan allí y más que son de la tercera edad.
Adicionalmente hacer uso del internet para estar informados de los trabajos en el conjunto.
La señora María Concepción Morales casa 7 manzana 4, manifiesta que después del cerramiento de la piscina se haga control en la portería por parte del piscinero,
Agrega que es importante que las personas que llevan o tienen mascotas las cuiden mejor y que recojan sus excrementos.
El Señor Fredy Gordon de la Casa 8 Manzana 12, pide la palabra y manifiesta que en cuanto a la situación de la cartera, sugiere retirársela a los abogados que actualmente
trabajan para el Conjunto y que se debe entregar a una entidad más profesional, así haya que pagar más.
6. Presentación para aprobación de balances a 31 de diciembre de 2011 El señor Presidente de la Asamblea comenta sobre el envío a cada uno de los propietarios del informe y pone a consideración los estados financieros. Aclaraciones.
Pide la palabra al señor Guevara, quién pide información sobre los dineros recaudados para trabajos de la piscina, manejo del dinero y pendientes; manifiesta que cuando se hizo la Asamblea para pedir la cuota extraordinaria dieron una información detallada sobre los trabajos y que en el informe enviado lo presentan en forma general sin detalles.
Interviene la Contadora Graciela Rubiano y aclara:
La cuota extraordinaria establecida fue de $250.0000.00 para 158 casas para un total de $39.500.000.00.
Se ha recaudado a diciembre 31 de 2011 $31.160.000.=
Cuotas sin identificar por $950.000.=
Se han invertido $14.477.616.=
El saldo sin invertir es de $17.513.221.= los cuales están: en la caja $6.517.470.= consignados $1.667.958.00 y cuenta bancaria $9.327.800.=
El detalle de lo invertido está relacionado en la página 22 y 23 de la cartilla.
Pendientes por recibir de la cuota extraordinaria $8.340.000.=
El señor Revisor Fiscal se compromete a enviar la información a las personas que adeudan la cuota extraordinaria para que se acerquen a la administración y aclaren su cuenta si ya han cancelado o se pongan al día.
Rafael Gutiérrez casa 1 manzana 12, manifiesta que en la Asamblea pasada ordenamos que se consignara en una cuenta diferente la cuenta extraordinaria para no mezclar los dineros recaudados con los de administración.
Además solicita ejecutar el cerramiento ya que se tiene el dinero y terminar las obras de la cuota extraordinaria antes de que suban los materiales.
Pide la palabra el señor Gerardo Romero casa 12 manzana 2 y manifiesta que la información de morosos debe presentarse a nivel de casa para conocer la situación de cada uno, adicionalmente manifiesta que hace el informe de los abogados que llevan los procesos de cartera del conjunto para así conocer los propietarios que están demandados.
Agrega que en la nota 1 falta adicionar el objeto social del conjunto y falta una nota en donde se incluye las principales políticas y prácticas contables.
El señor revisor fiscal pide la palabra y aclara los dineros que se tienen a la fecha de la cuota extraordinaria son:
Valor total a recaudar por cuota extraordinaria aprobada $39.500.000.=
Deudores morosos a diciembre 31 de 2011 $8.300.000.=
Ejecutado en el año 2011 $14.477.000.=
Ejecutado en el año 2012 $3.000.0000.=
Saldo en el banco a la fecha $13.323.000.=
En cuanto al cerramiento se tienen 2 cotizaciones una por $15 y otra por 20 millones, se deben conseguir otras para poder aprobar en asamblea extraordinaria.
Interviene señor Carlos Álvarez y aclara que las dos cotizaciones están en balaustre, pero existen otros materiales que pueden ser más económicos.
La señora Virginia Sofía Redondo pide la palabra y recuerda no olvidar el arreglo de los Kioscos, sugiere tenerlos en cuenta en el momento del cerramiento, recuerda que la cuota propuesta era de $500.000.= y solo se aprobó $250.000.= por lo tanto quedaron faltando los otros trabajos.
El Ingeniero Carlos pide la palabra y solicita un poco de paciencia para la realización de los trabajos porque cada vez aparecen más necesidades.
El señor Gerardo Moreno pide la palabra y recuerda que todas las cifras del balance deben llevar una nota contable, sin embargo el revisor fiscal aclara que la Ley no lo establece, pero no hay problema en hacerlo para el siguiente año.
Aclara el Presidente de la Asamblea que hay rubros que no requieren nota como ejemplo las inversiones que están claras en el informe, recuerda que también los soportes están en la Administración por si alguien desea revisar las cifras.
La señora Sonia Cepeda de la casa 3 manzana 5B pide la palabra y pregunta que en el balance aparece un fondo de Reservas que si es el mismo de imprevistos
Manifiesta que para el 2011 hay $3.225.598.00 y que es el mismo del año 2010, la inquietud es porque el fondo no tuvo movimiento.
Aclara el Revisor Fiscal que el Fondo es de Reservas y no de imprevistos el cual se tiene en disponible y no en el patrimonio. El Presidente de la Asamblea aclara que debe crearse según la Ley 675 y abrirse una cuenta exclusiva para ello.
Habiendo sido aclaradas las inquietudes de los estados financieros el Presidente de la Asamblea pone a consideración la aprobación de los estados financieros.
La Asamblea lo aprueba por unanimidad, con la aclaración de la creación del Fondo de Imprevistos. 7.- Aprobación del presupuesto para el periodo del año 2011. El Presidente de la asamblea pregunta si tienen inquietudes sobre el presupuesto para el periodo del 2012; Aclara que este se elaboró con la cuota de administración que se estaba pagando en el año 2011 incrementada en el IPC.
Interviene el señor Pedro Fontal aclarando que el proyecto se elaboró de acuerdo a los egresos o gastos que se estiman y que como requerimos mejorar el conjunto, tendríamos que incrementar más la cuota y ajustarse el presupuesto, eso debe tenerse en cuenta en este momento para aprobar si queremos mejorarlo o continuar así.
El Presidente de la Asamblea interviene y manifiesta que el problema es de cartera y que deben conseguir buenos abogados, no solo uno, sino varios para poder mejorar la falencia de la seguridad y demás necesidades.
El señor Neftalí informa que en varias ocasiones se enviaron comunicados a las personas morosas y que los cobros que se realizaron fueron todos por parte de la Administración, está de acuerdo en cambiar los abogados por que no han enviado informes.
Pide la palabra la señora Virginia Sofía redondo casa 6 manzana 13B, quiere recordar que hace dos años se aprobó dentro de la cuota de administración pagar un valor de $5.000.= adicionales para el cerramiento de la piscina y esta se volvió cuota base y se perdió el excedente para el cerramiento.
Adicionalmente manifiesta que si los abogados no han cumplido, deben cambiarse lo más pronto posible.
La propietaria, pregunta quien interviene en los cambios de personal de vigilancia y cuál es la mejor forma, si cambios continuos o mantener personal fijo.
Aclara la señora Sonia Arévalo miembro del Consejo que el contrato de vigilancia se venció en Octubre y se renovó por tres meses más, el cual se venció el 31 de enero del 2012, que se han evaluado otras propuestas encontrando que la empresa que presta el servicio actualmente cumple con lo de ley, y que lo que hay es hacer es cumplir lo pactado por parte del Conjunto, en reunión directa con el dueño de la firma.
En lo que respecta a la rotación de vigilantes se presenta por quejas o reclamos de los propietarios y malos comportamientos de los vigilantes.
En cuanto a la cartera el tema se ha estado revisando, los abogados no han dado el resultado y es una justa causa para dar por terminado el contrato y estos cobros de administración siempre se van a recaudar porque el inmueble las respalda.
Se da la palabra al señor Alejandro Ibáñez, quien pregunta si dentro del presupuesto está incluido la pintura para el cerramiento porque esta oxidado, igualmente si está presupuestado el aseo del kiosco ya que los pisos están sucios y el rededor de la piscina esta todo manchado y que se puede blanquear con perclorato de magnesio, igualmente los aros de las canchas están deteriorados.
El Presidente de la Asamblea aclara que lo anterior corresponde a ejecución administrativa y no presupuestal.
Pide la palabra el señor Emiliano Gómez aclarando que si hay presupuesto para los trabajos mencionados, y la administración debe ejecutarlos.
Pide la palabra el señor Juan Carlos Gama y solicita mejorar la seguridad del Conjunto y más cuando estamos ubicados en un sector de Flandes que es bastante inseguro, la parte de atrás es bastante vulnerable e invita a blindar el conjunto así tengamos que aumentar el presupuesto, agrega que es bueno incluir en el presupuesto una partida para subir el cerramiento.
Pide la palabra la señora Lida Murcia, casa 7 manzana 9B, y manifiesta que las cámaras no son costosas pero deben comprarse con infrarrojo para mejorar la visibilidad nocturna, agrega que también se puede colocar concertina ó cuerdas eléctricas y en que en cuanto al área vecina podemos firmar todos y presentar una acción popular solicitando al dueño del lote la limpieza del mismo, evidenciando el daño que está causando al Conjunto.
Pide la palabra el señor Rodrigo Gómez solicita que se tenga en cuenta la seguridad porque es algo urgente y si lo dejamos pasar se puede agrandar el problema y llegar a pasar algo grave.
Pide la palabra el señor Maximino Gómez, y manifiesta: estamos en aprobación del presupuesto, propongo que si no estamos de acuerdo manifestémoslo y votemos para salir del punto.
Pide la palabra la señora Virginia Sofía Redondo, e invita a aprobar este presupuesto y que pasemos la lista de necesidades para poder agilizar asamblea, igualmente invita a averiguar si en la Alcaldía existe el grupo que asesore y ayude en la seguridad de los conjuntos así como existe en Bogotá.
El señor Pedro Fontal solicita a los Asambleístas dar poder al Consejo para que negocie la cartera con abogados así se requiera mayor porcentaje de honorarios pero con mayor efectividad.
El Presidente de la Asamblea pone a consideración la aprobación del presupuesto y lo somete a votación. Cuatro personas no están de acuerdo con el presupuesto, por consiguiente queda aprobado el presupuesto por mayoría. 8.- Ratificación de la cuota de administración e intereses por mora para el periodo 2012. Se ratifica la cuota de administración para el 2012 quedando así: $95.000.00 para las personas que cancelen en los primeros diez días de cada mes, $105.000.00 para los propietarios que cancelen entre el 11 y el 20 del respectivo mes y $115.000.00 cuota plena a partir del 21 de cada mes y los intereses por mora del 2% mes vencido.
La Asamblea lo aprueba por unanimidad 9.- Elección del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN. En este momento las personas que estaban en el Consejo presentan renuncia al Consejo por haberse terminado el periodo por el cual habían sido elegidos.
Pide la palabra al señor Guevara, quién pide información sobre los dineros recaudados para trabajos de la piscina, manejo del dinero y pendientes; manifiesta que cuando se hizo la Asamblea para pedir la cuota extraordinaria dieron una información detallada sobre los trabajos y que en el informe enviado lo presentan en forma general sin detalles.
Interviene la Contadora Graciela Rubiano y aclara:
La cuota extraordinaria establecida fue de $250.0000.00 para 158 casas para un total de $39.500.000.00.
Se ha recaudado a diciembre 31 de 2011 $31.160.000.=
Cuotas sin identificar por $950.000.=
Se han invertido $14.477.616.=
El saldo sin invertir es de $17.513.221.= los cuales están: en la caja $6.517.470.= consignados $1.667.958.00 y cuenta bancaria $9.327.800.=
El detalle de lo invertido está relacionado en la página 22 y 23 de la cartilla.
Pendientes por recibir de la cuota extraordinaria $8.340.000.=
El señor Revisor Fiscal se compromete a enviar la información a las personas que adeudan la cuota extraordinaria para que se acerquen a la administración y aclaren su cuenta si ya han cancelado o se pongan al día.
Rafael Gutiérrez casa 1 manzana 12, manifiesta que en la Asamblea pasada ordenamos que se consignara en una cuenta diferente la cuenta extraordinaria para no mezclar los dineros recaudados con los de administración.
Además solicita ejecutar el cerramiento ya que se tiene el dinero y terminar las obras de la cuota extraordinaria antes de que suban los materiales.
Pide la palabra el señor Gerardo Romero casa 12 manzana 2 y manifiesta que la información de morosos debe presentarse a nivel de casa para conocer la situación de cada uno, adicionalmente manifiesta que hace el informe de los abogados que llevan los procesos de cartera del conjunto para así conocer los propietarios que están demandados.
Agrega que en la nota 1 falta adicionar el objeto social del conjunto y falta una nota en donde se incluye las principales políticas y prácticas contables.
El señor revisor fiscal pide la palabra y aclara los dineros que se tienen a la fecha de la cuota extraordinaria son:
Valor total a recaudar por cuota extraordinaria aprobada $39.500.000.=
Deudores morosos a diciembre 31 de 2011 $8.300.000.=
Ejecutado en el año 2011 $14.477.000.=
Ejecutado en el año 2012 $3.000.0000.=
Saldo en el banco a la fecha $13.323.000.=
En cuanto al cerramiento se tienen 2 cotizaciones una por $15 y otra por 20 millones, se deben conseguir otras para poder aprobar en asamblea extraordinaria.
Interviene señor Carlos Álvarez y aclara que las dos cotizaciones están en balaustre, pero existen otros materiales que pueden ser más económicos.
La señora Virginia Sofía Redondo pide la palabra y recuerda no olvidar el arreglo de los Kioscos, sugiere tenerlos en cuenta en el momento del cerramiento, recuerda que la cuota propuesta era de $500.000.= y solo se aprobó $250.000.= por lo tanto quedaron faltando los otros trabajos.
El Ingeniero Carlos pide la palabra y solicita un poco de paciencia para la realización de los trabajos porque cada vez aparecen más necesidades.
El señor Gerardo Moreno pide la palabra y recuerda que todas las cifras del balance deben llevar una nota contable, sin embargo el revisor fiscal aclara que la Ley no lo establece, pero no hay problema en hacerlo para el siguiente año.
Aclara el Presidente de la Asamblea que hay rubros que no requieren nota como ejemplo las inversiones que están claras en el informe, recuerda que también los soportes están en la Administración por si alguien desea revisar las cifras.
La señora Sonia Cepeda de la casa 3 manzana 5B pide la palabra y pregunta que en el balance aparece un fondo de Reservas que si es el mismo de imprevistos
Manifiesta que para el 2011 hay $3.225.598.00 y que es el mismo del año 2010, la inquietud es porque el fondo no tuvo movimiento.
Aclara el Revisor Fiscal que el Fondo es de Reservas y no de imprevistos el cual se tiene en disponible y no en el patrimonio. El Presidente de la Asamblea aclara que debe crearse según la Ley 675 y abrirse una cuenta exclusiva para ello.
Habiendo sido aclaradas las inquietudes de los estados financieros el Presidente de la Asamblea pone a consideración la aprobación de los estados financieros.
La Asamblea lo aprueba por unanimidad, con la aclaración de la creación del Fondo de Imprevistos. 7.- Aprobación del presupuesto para el periodo del año 2011. El Presidente de la asamblea pregunta si tienen inquietudes sobre el presupuesto para el periodo del 2012; Aclara que este se elaboró con la cuota de administración que se estaba pagando en el año 2011 incrementada en el IPC.
Interviene el señor Pedro Fontal aclarando que el proyecto se elaboró de acuerdo a los egresos o gastos que se estiman y que como requerimos mejorar el conjunto, tendríamos que incrementar más la cuota y ajustarse el presupuesto, eso debe tenerse en cuenta en este momento para aprobar si queremos mejorarlo o continuar así.
El Presidente de la Asamblea interviene y manifiesta que el problema es de cartera y que deben conseguir buenos abogados, no solo uno, sino varios para poder mejorar la falencia de la seguridad y demás necesidades.
El señor Neftalí informa que en varias ocasiones se enviaron comunicados a las personas morosas y que los cobros que se realizaron fueron todos por parte de la Administración, está de acuerdo en cambiar los abogados por que no han enviado informes.
Pide la palabra la señora Virginia Sofía redondo casa 6 manzana 13B, quiere recordar que hace dos años se aprobó dentro de la cuota de administración pagar un valor de $5.000.= adicionales para el cerramiento de la piscina y esta se volvió cuota base y se perdió el excedente para el cerramiento.
Adicionalmente manifiesta que si los abogados no han cumplido, deben cambiarse lo más pronto posible.
La propietaria, pregunta quien interviene en los cambios de personal de vigilancia y cuál es la mejor forma, si cambios continuos o mantener personal fijo.
Aclara la señora Sonia Arévalo miembro del Consejo que el contrato de vigilancia se venció en Octubre y se renovó por tres meses más, el cual se venció el 31 de enero del 2012, que se han evaluado otras propuestas encontrando que la empresa que presta el servicio actualmente cumple con lo de ley, y que lo que hay es hacer es cumplir lo pactado por parte del Conjunto, en reunión directa con el dueño de la firma.
En lo que respecta a la rotación de vigilantes se presenta por quejas o reclamos de los propietarios y malos comportamientos de los vigilantes.
En cuanto a la cartera el tema se ha estado revisando, los abogados no han dado el resultado y es una justa causa para dar por terminado el contrato y estos cobros de administración siempre se van a recaudar porque el inmueble las respalda.
Se da la palabra al señor Alejandro Ibáñez, quien pregunta si dentro del presupuesto está incluido la pintura para el cerramiento porque esta oxidado, igualmente si está presupuestado el aseo del kiosco ya que los pisos están sucios y el rededor de la piscina esta todo manchado y que se puede blanquear con perclorato de magnesio, igualmente los aros de las canchas están deteriorados.
El Presidente de la Asamblea aclara que lo anterior corresponde a ejecución administrativa y no presupuestal.
Pide la palabra el señor Emiliano Gómez aclarando que si hay presupuesto para los trabajos mencionados, y la administración debe ejecutarlos.
Pide la palabra el señor Juan Carlos Gama y solicita mejorar la seguridad del Conjunto y más cuando estamos ubicados en un sector de Flandes que es bastante inseguro, la parte de atrás es bastante vulnerable e invita a blindar el conjunto así tengamos que aumentar el presupuesto, agrega que es bueno incluir en el presupuesto una partida para subir el cerramiento.
Pide la palabra la señora Lida Murcia, casa 7 manzana 9B, y manifiesta que las cámaras no son costosas pero deben comprarse con infrarrojo para mejorar la visibilidad nocturna, agrega que también se puede colocar concertina ó cuerdas eléctricas y en que en cuanto al área vecina podemos firmar todos y presentar una acción popular solicitando al dueño del lote la limpieza del mismo, evidenciando el daño que está causando al Conjunto.
Pide la palabra el señor Rodrigo Gómez solicita que se tenga en cuenta la seguridad porque es algo urgente y si lo dejamos pasar se puede agrandar el problema y llegar a pasar algo grave.
Pide la palabra el señor Maximino Gómez, y manifiesta: estamos en aprobación del presupuesto, propongo que si no estamos de acuerdo manifestémoslo y votemos para salir del punto.
Pide la palabra la señora Virginia Sofía Redondo, e invita a aprobar este presupuesto y que pasemos la lista de necesidades para poder agilizar asamblea, igualmente invita a averiguar si en la Alcaldía existe el grupo que asesore y ayude en la seguridad de los conjuntos así como existe en Bogotá.
El señor Pedro Fontal solicita a los Asambleístas dar poder al Consejo para que negocie la cartera con abogados así se requiera mayor porcentaje de honorarios pero con mayor efectividad.
El Presidente de la Asamblea pone a consideración la aprobación del presupuesto y lo somete a votación. Cuatro personas no están de acuerdo con el presupuesto, por consiguiente queda aprobado el presupuesto por mayoría. 8.- Ratificación de la cuota de administración e intereses por mora para el periodo 2012. Se ratifica la cuota de administración para el 2012 quedando así: $95.000.00 para las personas que cancelen en los primeros diez días de cada mes, $105.000.00 para los propietarios que cancelen entre el 11 y el 20 del respectivo mes y $115.000.00 cuota plena a partir del 21 de cada mes y los intereses por mora del 2% mes vencido.
La Asamblea lo aprueba por unanimidad 9.- Elección del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN. En este momento las personas que estaban en el Consejo presentan renuncia al Consejo por haberse terminado el periodo por el cual habían sido elegidos.
El Presidente de la Asamblea hace un llamado a los copropietarios que tienen ideas para hacer mejor gestión.
El señor Rafael Gutiérrez postula al Señor Pedro Fontal, quien ha colaborado y ha sido cabeza de los trabajos del conjunto.
Se postulan voluntariamente las siguientes personas:
Virginia Sofía Redondo Casa 6 manzana 13
Rafael Gutiérrez Casa 1 manzana 12
Sonia Arévalo Casa 11 manzana 4
Carlos Álvarez Casa 3 manzana 12
Bertha de Trujillo Casa 12 manzana 2
Amparo de Villalba Casa 1 manzana 5
Olga Torres Casa 7 manzana 5
Pedro Fontal Casa 11 manzana 5
La Asamblea los aprueba por unanimidad
10. Elección del REVISOR FISCAL. El Presidente de la Asamblea pregunta si se presentaron hojas de vida para el cargo de Revisor fiscal; el Administrador presenta dos hojas de vida de empresas y la hoja de vida del señor Salomón Gil.
Se da la palabra al representante de la Compañía Asesorías y Auditorías Ltda., explicando la manera como operarían en caso de ser escogidos.
El señor Salomón Gil manifiesta su interés en seguir prestando el servicio de Revisoría Fiscal.
De la tercera empresa no se presenta ningún representante.
El Presidente de la Asamblea somete a votación las dos propuestas presentadas para el cargo de Revisor Fiscal. Los Asambleístas reeligen al señor Salomón Gil Cardona, habiéndose presentado un voto en contra y nombran como suplente al señor Hernando Montañés. 11. Elección del COMITÉ DE CONVIVENCIA. El Presidente de la Asamblea abre las postulaciones e invita a participar en este Comité que es de vital importancia para el Conjunto. Se postulan las siguientes personas:
Sonia Cepeda Manzana 5 Casa 3
Emiliano Gómez Manzana 13 Casa 4
Helga Patricia Peña Manzana 13 Casa 1
La Asamblea aprueba por unanimidad el Comité de Convivencia. 13.- Proposiciones y varios Pide la palabra el señor Emiliano Gómez, y sugiere que los temas para este punto se escriban y así se van tratando, lo que es aceptado por la Asamblea.
El Presidente de la Asamblea da lectura a los temas propuestos, los cuales se van debatiendo uno a uno. 1.- Construcción de garita para facilitar la seguridad: Se debe realizar estudio y retomarse en Asamblea Extraordinaria. 2.-Correo electrónico para reducir costos y mejorar la información. En varias oportunidades se ha solicitado la actualización de la información, una vez más se pide a los propietarios que se acerquen a la Administración e informen su dirección electrónica. 3.-Utilizar tecnología para casos que atenten contra la tranquilidad de todos: Se sugiere utilizar cámaras fotográficas, video, correos electrónicos para tener la prueba de la falta contra el reglamento de propiedad horizontal y así aplicar la multa. 4.- Utilizar manillas de identificación para ingreso: Se puede implementar cuando se tenga el cerramiento de la piscina. 5.- Exigir a la empresa de vigilancia cumplimiento de las normas para parqueo: Esta es una función de la Administración. 6.- Citar a Asamblea Extraordinaria para el tema de garitas y kioscos: Una vez se tengan estudios y cotizaciones. 7.- Autorización al Consejo para cambiar el porcentaje de negociación de la cartera: El Presidente de la Asamblea recalca la importancia de este punto y recuerda que actualmente se está cancelando a los abogados el 10% por recaudo de cartera. El abogado Emiliano Gómez aclara que hay dos propuestas:
Se da la palabra al representante de la Compañía Asesorías y Auditorías Ltda., explicando la manera como operarían en caso de ser escogidos.
El señor Salomón Gil manifiesta su interés en seguir prestando el servicio de Revisoría Fiscal.
De la tercera empresa no se presenta ningún representante.
El Presidente de la Asamblea somete a votación las dos propuestas presentadas para el cargo de Revisor Fiscal. Los Asambleístas reeligen al señor Salomón Gil Cardona, habiéndose presentado un voto en contra y nombran como suplente al señor Hernando Montañés. 11. Elección del COMITÉ DE CONVIVENCIA. El Presidente de la Asamblea abre las postulaciones e invita a participar en este Comité que es de vital importancia para el Conjunto. Se postulan las siguientes personas:
Sonia Cepeda Manzana 5 Casa 3
Emiliano Gómez Manzana 13 Casa 4
Helga Patricia Peña Manzana 13 Casa 1
La Asamblea aprueba por unanimidad el Comité de Convivencia. 13.- Proposiciones y varios Pide la palabra el señor Emiliano Gómez, y sugiere que los temas para este punto se escriban y así se van tratando, lo que es aceptado por la Asamblea.
El Presidente de la Asamblea da lectura a los temas propuestos, los cuales se van debatiendo uno a uno. 1.- Construcción de garita para facilitar la seguridad: Se debe realizar estudio y retomarse en Asamblea Extraordinaria. 2.-Correo electrónico para reducir costos y mejorar la información. En varias oportunidades se ha solicitado la actualización de la información, una vez más se pide a los propietarios que se acerquen a la Administración e informen su dirección electrónica. 3.-Utilizar tecnología para casos que atenten contra la tranquilidad de todos: Se sugiere utilizar cámaras fotográficas, video, correos electrónicos para tener la prueba de la falta contra el reglamento de propiedad horizontal y así aplicar la multa. 4.- Utilizar manillas de identificación para ingreso: Se puede implementar cuando se tenga el cerramiento de la piscina. 5.- Exigir a la empresa de vigilancia cumplimiento de las normas para parqueo: Esta es una función de la Administración. 6.- Citar a Asamblea Extraordinaria para el tema de garitas y kioscos: Una vez se tengan estudios y cotizaciones. 7.- Autorización al Consejo para cambiar el porcentaje de negociación de la cartera: El Presidente de la Asamblea recalca la importancia de este punto y recuerda que actualmente se está cancelando a los abogados el 10% por recaudo de cartera. El abogado Emiliano Gómez aclara que hay dos propuestas:
a) Autorizar al Consejo de Administración para vender la cartera y b) Aprobar el aumento en el porcentaje para negociar con abogados el cobro de la cartera. Se sugiere dar autonomía al Consejo para que estudie las dos propuestas y elija la más favorable para el conjunto.
El Presidente de la Asamblea somete a votación la propuesta de dar potestad al Consejo para que tome la decisión de acuerdo a las ofertas que se tengan, sea por cobro jurídico o venta de cartera. Los Asambleístas aprueban por unanimidad dar potestad al Consejo de Administración.
8.- Informar gestión realizada con la Alcaldía respecto al botadero de basuras en la zona externa del conjunto. El Administrador informa que el Conjunto da ejemplo de no botar basura, pero desafortunadamente los conjuntos aledaños si lo hacen, ya la Alcaldía estableció multas, adicional el municipio envió una retroexcavadora y limpio el sitio. 9.-Autorizar cuota extraordinaria de $5.000.00 mensual para mejorar seguridad del conjunto. Enfocándolos exclusivamente a seguridad y con eso se puede comprar las cámaras, construir la garita, comprar reflectores u otros elementos que nos ayuden a mejorar la seguridad. El Presidente de la Asamblea pone a consideración la propuesta e invita a la votación.
Tres personas no están de acuerdo, las demás aprueban la cuota adicional de $5.000.00 mensual para seguridad durante el año 2012. La cuota queda aprobada por mayoría.
10.-Autorizar cuota extraordinaria de $5.000.00 mensual para lo que hace falta del cerramiento de la piscina. Los Asambleístas no aprueban esta propuesta hasta no tener cotizaciones definidas. 11.-Reforzar rejas: Gestión Administrativa incluirlo dentro del mantenimiento. 12. Enviar estado de cuenta mensual a cada propietario. Gestión de Administración 13.- Terminar con la práctica de arrendamientos porque se acaba con los inmuebles y la convivencia. Recordemos que hay una disposición legal que exige el cumplimiento de ciertos requerimientos para arrendar y en Asamblea anterior del Conjunto no se aprobó la práctica de arrendamientos. 14.- Arreglo de fachada, porterías, jardines, parque: Gestión Administrativa, incluirla dentro del mantenimiento. 15.- Aprobar que el pago de comisión por recaudo nacional lo asuma el propietario. Este es un costo que debe asumir el propietario 16.-Reformar a la propiedad horizontal. En Asamblea Extraordinaria 17.- Concertina o cable eléctrico. El Consejo y la Administración estudiarán si está dentro de los trabajos de seguridad con la cuota aprobada. Siendo la 12:18 horas, se da por terminada la asamblea y en constancia de lo anterior firman.
JUAN MANUEL NAVARRO R. ROSA MARLENE MORENO LOZANO Presidente de la Asamblea Secretario de la Asamblea
posted by Alejandria 2 Etapa @ 8:52 AM
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