ACTA ASAMBLEA ORDINARIA 2011.

CONJUNTO RESIDENCIAL PARQUES DE ALEJANDRIA
SEGUNDA ETAPA
ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA No. 018
Siendo las 9.35 del día 20 de Marzo del año 2011 se reunieron en el lugar indicado en la citación para la asamblea, los propietarios del Conjunto Residencial Parques de Alejandría Segunda Etapa, atendiendo la convocatoria personalizada del 22 de Febrero de 2011 expedida por el Administrador del Conjunto mediante notificación escrita con inclusión del orden del día, estados financieros 2010, presupuesto 2011, informe del Consejo de administración y administrador, informe del revisor fiscal y proyectos.
APERTURA DE LA ASAMBLEA. Es el vicepresidente del Consejo de administración Sr. Pedro Eduardo Fontal Aponte encargado de dirigir la asamblea y dando la bienvenida a los propietarios somete a consideración el siguiente orden del día.
1.) Llamado a lista y verificación del Quórum. 2. Elección del presidente y secretario (a) para la presente Asamblea. 3. Lectura y aprobación del orden del día. 4. Elección y nombramiento de comisión para revisión y aprobación del acta de la presente asamblea. 5. Presentación de informes. a).- Informe del Consejo de Administración y Administrador b).- Informe del Revisor Fiscal c).-Informe del Comité de convivencia 6.Presentación para aprobación de balances a 31 de diciembre de 2010.
7. Aprobación del presupuesto para el periodo 2011. 8. Ratificación de la cuota de administración e intereses por mora para el periodo 2011, quedando la cuota en $90.000.= del 1 al 10, en $100.000.= del 11 al 20 y $110.000.= la cuota plena a partir del día 21 de cada mes y los intereses por mora del 2% mes vencido. 9. Elección del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN. 10. Elección del REVISOR FISCAL 11. Elección del COMITÉ DE CONVIVENCIA 12. Proyectos .Aprobación de ejecución y aprobación de cuota extraordinaria 13. Proposiciones y varios.
DESARROLLO
1. Llamado a lista y verificación del quórum. El Vicepresidente del Consejo pregunta al señor Revisor Fiscal que quórum tenemos. El revisor fiscal informa que se encuentran presentes y firmaron la lista de asistencia 101 propietarios y por poder 39 para un total de asistencia de ciento cuarenta propietarios (140) que representan el 88.6% de los convocados a la asamblea, en consecuencia, hay quórum para deliberar y decidir. Se anexa listado con firma de asistentes y se continúa con el orden del día.
2. Elección del presidente y secretario (a) para la presente Asamblea.
El Vicepresidente del Consejo invita a los asambleístas a participar para presidir la asamblea, se postula al señor Rafael Gutiérrez casa 1 manzana 12 se postula también el señor Juan Manuel Navarro Gutiérrez casa 15 Manzana 2 se somete a votación, los dos postulados, presentándose 39 votos por el señor Rafael Gutiérrez y 42 por el señor Juan Manuel Navarro, quedando así elegido el señor Juan Manuel Navarro. Como secretaria postulan a la señora Rosa Marlene Moreno, quien acepta. Se somete a aprobación de los asambleístas y es aprobado por unanimidad.
3. Lectura y aprobación del orden del día.
El presidente de la asamblea manifiesta que ya habiéndose leído el orden del día pregunta si hay alguna objeción al orden del día.
El señor Luis Agustín Huérfano casa 3 Manzana 6 propone pasar los puntos 12 y 13 al punto 8, por ser temas importantes que requieren de la participación de todos
los asambleístas antes de que estén cansados y los puntos de proyectos y varios son muy importantes.
El señor Enrique Maldonado Manzana 1 casa 1 sugiere incluirse el punto del problema del agua por ser un problema constante y se ha hablado de diferentes propuestas pero no se define algo, además está de acuerdo con la propuesta del señor Huérfano en el cambio del orden de día para que se pueda debatir con tiempo los temas importantes y no se deje pasar el tiempo sin definir nada. El presidente de la asamblea manifiesta que aún cuando hay un informe en la cartilla se puede tratar en proposiciones y varios.
El señor Gabriel Cañón casa 4 manzana 9 Comparte la propuesta de los señores Huérfano y Maldonado en debatir los temas importantes con el tiempo necesario y manifiesta que en el reglamento de la asamblea se debe retirar la frase "evitar ser retirado" que aparece en el punto 4, ya que no es una asamblea policiva y debe garantizarse la libre expresión de los asambleístas.
El presidente de la asamblea aclara que el Reglamento se presenta para ordenar la asamblea y tener un tiempo razonable sin extenderse por repetir los temas.
El señor Rodrigo Lara casa 07 Manzana05 aclara que la propuesta del señor Cañón es la de retirar la palabra de una vez y avanzar la asamblea, aclara un asambleísta que de pronto fue un error y la palabra debe ser reiterar y dar concepto y no retirar
El presidente está de acuerdo para el cambio de la palabra para la próxima asamblea.
Interviene el señor Jorge Eduardo Ruiz Bastidas casa 12 Manzana 1B propone votar el cambio del orden del día solicitado por el señor Huérfano y avanzar con la asamblea.
El presidente de la asamblea somete a votación la propuesta del cambio de los puntos 12 y 13 al punto 8 del orden del día; quedando aprobado por unanimidad.
4. Elección y nombramiento de comisión para revisión y aprobación del acta de la presente asamblea. El señor presidente de la asamblea hace un llamado a colaborar en la comisión de revisión del acta del día, presentándose en forma voluntaria las siguientes personas:
Propietario Casa Manzana
Jesús María Garzón C. 1 9
Nelson Franco 11 4B
Néstor Caballero 1 4B
Los cuales son aceptados por los asambleístas por unanimidad
5. Presentación de informes: A.- Informe del Consejo de Administración y Administrador a) La señora Rosa Marlene Moreno, da lectura al informe del Consejo de Administración y Administrador el cual había sido enviado en la cartilla y se anexa a la presente acta.
b).- Informe del Revisor fiscal. El revisor fiscal da lectura al informe y se anexa al acta.
C.- Informe de Comité de Convivencia. El señor Carlos Álvarez, presenta el informe refiriéndose a dos aspectos fundamentales que desarrollo el comité en el año 2010, uno de ellos el festival o bazar realizado en octubre pasado que fue participativo en asistencia sin embargo el balance financiero no fue bueno ya que dio perdida y los integrantes del comité asumieron esos pequeños costos, aún falta por definir el capítulo de rifas debido a que no se llego a vender todas las boletas, de todas maneras cree que más adelante abra que realizar las rifas para entregar los regalos, otro aspecto que trato el comité desafortunadamente fue una serie de quejas de comportamiento en cuanto a la convivencia propia de algunos de las propietarios de las viviendas en cuanto a la evolución de cómo las personas manejan el ambiente nocturno cuando hacen fiestas o reuniones en las casas perturbando el buen desarrollo y el descanso de los vecinos, es importante ya que la administración va a proponer modificaciones al reglamento de tal manera que se pueda sancionar a las personas que no logran, que no pueden o no quieren tener buen comportamiento con los vecinos.
Otro aspecto que recibió el comité fue la queja de las construcciones de algunos propietarios que invaden los terrenos vecinos y no cumplen con las normas de la propiedad horizontal que estipulan bien claro que en cuanto a modificaciones deben ser aprobadas por la administración o si es el caso por la junta municipal que atiende los casos de construcción.
El presidente de la asamblea agradece al comité y pide un aplauso para sus integrantes.
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6. Presentación para aprobación de balances a 31 de diciembre de 2010
El señor presidente de la asamblea comenta sobre el envío a cada uno de los propietarios del informe y pone a consideración los estados financieros.
Se presentan las siguientes aclaraciones
El señor Jesús María Garzón casa 1 Manzana 9 . Pide explicación sobre el registro de la fiducia por $7.000.000., unos diferidos por $5.374.021. y un saldo en caja de solo $3.443.291.= no entiende esa presentación, debería estar en caja los valores de los diferidos y no en una fiducia.
Segundo, pregunta si ya reintegraron los $2.100.000.= del cobro del agua.
El señor Salomón Gil aclara. El flujo de caja es bastante escaso y las cuotas recibidas por anticipado se han ejecutado como se refleja en la ejecución del presupuesto, por eso el dinero no está en caja y la fiducia se creó con excedentes del 2010 que corresponde a los $5.000.= de la cuota para el cerramiento de la piscina que se aprobó en el año 2010.
La señora Miriam Rodríguez, casa 5 manzana 12 pregunta en cual entidad financiera está la fiducia y si es más rentable que un CDT. Adicional pregunta porque el comité de convivencia gasto más de lo presupuestado y no se refleja, y aclara que si ya se presento el gasto sugiere que se reconozca el valor excedido al comité.
Se da la palabra a la señora Virginia Sofía Redondo casa 13 manzana 6 Manifiesta que en la página 16 dice diciembre 31 de 2009 y debe ser 2010, no entiende porque no se actualiza, esas son las casas que están al día y ella cancelo por anticipado y no aparece en el informe habiendo cancelado hasta junio del 2011 incluyendo la diferencia por aumento de la cuota y que solicita para las personas que están al día descontar ese reajuste.
El presidente aclara que ese valor es el reajuste del aumento de la cuota de administración y no se puede descontar.
Aclara el señor Revisor fiscal que los $5.374.021 Son los mismos diferidos de los que se le explico a Don Jesús y que corresponde a cuotas canceladas por anticipado
La señora Virginia manifiesta que ella pago por anticipado en Diciembre y no aparece su cuenta en el diferido.
El revisor fiscal da respuesta a la señora informando que la fiducia se encuentra en Colmena en un titulo día a día y es mayor la rentabilidad de una fiducia que de un CDT.
Gerardo Romero casa 12 manzana 2 solicita aclaración sobre la pagina 17 gastos operacionales dice Gastos de cerramiento de piscina $12.000.000.= no ha visto ningún trabajo en la piscina.
El revisor fiscal explica que en el balance se refleja la provisión en la pagina 10 por que ya se ha ejecutado el gasto y es el valor que se está guardando en la fiducia.
Rodrigo Lara manzana 13 casa 13 el valor del cerramiento entiendo es una causación sugiero que se lleve diferido mes a mes porque sin haber realizado nada se está castigando el estado de pérdidas y ganancias. Propone que se difiera
El revisor fiscal explica que de acuerdo al 2649 se debe hacer por causación, y la contabilización del gasto se registro mes a mes.
Interviene el señor Rafael Hernandez y aclara. Las provisiones deben tenerse para contingencias que se den. Hay unas normas para cerramiento y el dinero que se recoja se debe guardar y ejecutarlo cuando se realice el cerramiento y no castigar el estado financiero. Otro punto es que las aclaraciones las debe dar el administrador y el contador o contadora y no solo el revisor fiscal.
Aclara el presidente de la asamblea que no ha llegado la contadora, pero el revisor fiscal está facultado para aclarar las inquietudes.
Gabriel Cañón manzana 11 casa 4 solicita aclaración sobre la gestión realizada en cuanto a la cartera en el informe dicen que hubo una recuperación pero si revisan el informe la cartera se incremento en $15.000.000. Segundo punto: he revisado la carga laboral de la vigilancia en los meses febrero, marzo, abril hay menos personal y no hay nada que hacer propongo dejar un solo celador. Tercero manual de convivencia creo que los gastos de ejecución se deben ajustar al presupuesto sin afectar a los propietarios.
El señor Omar Uliecer Manzana 7 casa 15 pregunta en la pagina 17 aparece al final cuota préstamo por $12.0000.000.= sin haber solicitado ningún préstamo.
El revisor fiscal explica que en la asamblea del año pasado se autorizo adquirir un préstamo para el cerramiento, por eso se está provisionando para cuando ejecutemos el cerramiento, aclara el presidente que se debe llamar es provisión para préstamo.
Señora Gladys Castro casa 4 manzana 7. Agradece las explicaciones del revisor fiscal pero si cree que debe estar la contadora para las explicaciones, segundo, sugiere un poco de respeto para las personas que preguntan al igual que con las personas que dan conceptos y bajar un poco la agresividad en las intervenciones.
El señor Juan Pablo Carmona manzana 3B casa 17 En gastos operaciones les hay un valor por $6.239.696.= para que por favor me los especifiquen porque es un rubro bastante grande.
Interviene la Sra. Graciela Rubiano, contadora, quien pide excusas por la llegada tarde y aclara que en la pagina 19 están discriminados los gastos resaltando que los valores más grandes son por compra de agua potable, recolección de basura, compra de camilla y botiquín, 2 avisos del Reglamento de la piscina.
El presidente de la asamblea aclara que la cartilla del señor presenta una inconsistencia porque le falta una página por ese motivo no le coinciden las cifras.
Maximino Gómez casa 12 manzana 13 me refiero a la falla de los pagos que realizo la señora y que no aparecen en el balance, es una falla contable y debe aparecer en diferidos a diciembre 31 de 2010 y debemos examinar bien los estados financieros porque quiere decir que no están acordes a cómo deben presentarse. Aprovecha para solicitar a la administración la compra de sillas que son insuficientes.
El presidente de la asamblea solicita al administrador y contadora aclararle a la señora el pago que manifiesta haber realizado en diciembre en la oficina de administración.
Néstor caballero casa 1 manzana 4 manifiesta preocupación por que esos casos se sigan presentando y manifiesta que esa falla no da credibilidad a los estados financieros.
El señor Agustín Huérfano casa 3 manzana 6 sugiere nombrar una comisión de contadores que definan la técnica contable y empresarial para que ellos miren en detalle todas las cifras y citen a asamblea extraordinaria en semana santa junto con los proyectos y no aprobar estados financieros que no reflejan realidad no por mala fe sino por diferentes formas de aplicar las normas.
El presidente de la asamblea aclara que las normas de contabilidad son una sola y manifiesta que él no está de acuerdo con la presentación de las cartillas porque es muy costoso y se traspapela la información generando controversias.
Igualmente solicita al administrador verificar el pago de la señora Virginia para darle respuesta y aclarar los estados financieros.
Interviene el señor Pedro Fontal coincide parcialmente con la propuesta del señor Huérfano de nombrar una comisión que revise los estados financieros, aclarando que no hay grandes diferencias es solo un caso el que se debe aclarar.
El señor Revisor Fiscal pone a disposición su puesto y manifiesta que las cuentas son transparentes y aclara que el pago realizado por la señora Sonia Virginia se hizo el día 2 de enero del 2011 por ese motivo no puede aparecer en diferidos a diciembre 31 de 2010.
Interviene la señora Ana Rocío Rozo casa 1 manzana 14, solicita pedir excusas a la administración por que se estaban presentando dudas.
El presidente de la asamblea aclara que no son dudas sino que si se requiere alguna aclaración debe acercarse con anticipación a la administración para aclararlas.
Interviene el señor Rafael Gutierrez y aclara que estas situaciones no pueden poner en duda al profesional que está firmando como revisor fiscal, el hizo un examen serio
de las cuentas que de pronto pueden presentarse controversias por interpretaciones, pero la contabilidad es una sola basada en leyes y los estados financieros están correctos y se están presentando como son.
Manifiesta con respeto del presidente que para todas las asambleas en las cuales ha participado se envían con anterioridad los estados financieros en forma escrita y cree que la presentación en cartilla está bien solo se requiere una mejor revisión antes de enviarlas. Los estados financieros le parecen son pertinentes y pueden presentarse a aprobación.
El señor Agustín Huérfano interviene solicitando presentar a aprobación los estados financieros porque queda la evidencia que lo que están presentando es real.
El señor Omar Uliecer solicita mejorar la presentación de la cartilla para que las notas correspondan con las cifras del balance de manera que sea fácil de entender para todos y más para las personas que no son contadores.
Habiendo sido aclaradas las inquietudes de los estados financieros el presidente de la asamblea pone a consideración la aprobación de los estados financieros.
Los asambleístas los aprueban por unanimidad.
7.- Aprobación del presupuesto para el periodo del año 2010
El señor presidente pregunta si tienen inquietudes sobre el presupuesto para el periodo del 2011. Aclara que presupuesto se elaboro con la cuota de administración
que se está pagando en la actualidad y que se presenta en el punto ocho.
El señor Gerardo Romero Casa 12 manzana 2 pregunta porque en el año 2010 se presentan algunos conceptos que no están presupuestados para el año 2011 como son depreciación, intereses financieros,
El señor Salomón Gil aclara que lo que se presupuesta son ingresos, las depreciaciones no porque no se sabe que activos van a comprar y financieros no se sabe que dineros van a tener en la cuenta.
El señor Romero informa que cuando él consigna el banco le informan que tendrá un costo por comisión de $9.000.= y eso hay que presupuestarlo.
Informa don Neftali Ardila. El banco cobra comisión cuando se consigna en la cuenta de diferente ciudad, el señor administrador aclara que se tienen dos cuentas una en Bogotá y una en Girardot y los propietarios deben tener en cuenta esto en el momento de consignar para evitar el cobro de la comisión.
El presidente de la asamblea pone a consideración la aprobación del presupuesto y solicita si hay más inquietudes.
La asamblea a aprueba por unanimidad el presupuesto
El señor Jorge Ruiz casa 12 manzana 1B manifiesta que en el presupuesto no existe ninguna partida para el cerramiento de la piscina que es aproximado es de $25 o 30 millones de pesos y va a presentarse un déficit si se debe ejecutar en el año 2011.
El presidente de la asamblea le informa que el tema se tratará en el punto 11 proyectos.
El señor Omar Uliecer manifiesta que dentro de la cuota se venía aportando $5.000.= para el cerramiento de la piscina, pregunta si este año continúa así.
Le confirma el señor Gil que sí, eso fue aprobado por tres años.
12. Aprobación de proyectos y aprobación de la cuota extraordinaria
La administración y el Consejo que estaba ejerciendo presentan los proyectos, toma la palabra el señor Pedro Fontal.
Cerramiento de la piscina no hay presupuesto estimado por no haber salido la reglamentación en determinación de materiales, por eso no está a consideración.
Para la reparación de playa, mantenimiento de tobogán, construcción de muros de cerramiento y cambio de palma del kiosco hay presupuestos estimados para cada uno pero la sugerencia es hacer una sumatoria de todos para colocar una sola cuota extraordinaria dependiendo de la priorización que se debe dar.
Interviene el señor Neftalí Ardila para dar explicación de los proyectos.
Reparación de la playa de la piscina: Como se evidencia la playa y el puente están deterioradas con fisuras, la parte grecorromana debe reforzarse y se requiere mantenimiento con urgencia.
Al tobogán se le debe reforzar las bases, los peldaños, las barandas.
Las redes de agua de alcantarillado, se están taponando con los árboles y se están presentando varias erogaciones por ese concepto.
Construcción de muros para cerramiento del conjunto que ya se ha explicado
Cambio de la palma de Conjunto esa clase de palma es contaminante para la piscina por el cisco que lleva el viento, al igual que las flores de la enredadera que se encuentra en las columnas grecorromanas.
La propietaria de la Casa 3 de la manzana 8 manifiesta que es urgente subir el muro o colocar cuerda eléctrica para reforzar la seguridad en esa manzana, interviene el señor Rodrigo Gómez casa 4 manzana 8 y ratifica incluir dentro de los proyectos el reforzamiento de la seguridad, manifiesta que en esa semana fue víctima del ingreso de los ladrones afortunadamente no se llevaron nada a pesar de ya tenían todas las pertenencias en el tejado, se debe mejorar la seguridad del conjunto con malla eléctrica, cerramiento alambre de púas, cámaras, debe evaluarse cuál es el mejor sistema que brinde seguridad.
Interviene el señor Neftalí Ardila informando que ya ha hablado con el Consejo para adquirir más y mejores cámaras que brinden mayor cubrimiento.
Emiliano Gómez manzana 13 casa 4 refuerza lo que dijo el señor Gómez manifiesta la validez de la solicitud y propone incluir en los proyectos la citofonia que ayuda a valorizar las casas, la seguridad, comunicación. Igualmente recalca la ejecución del proyecto del cerramiento del conjunto.
Rafael Gutiérrez casa 1 manzana 2, pregunta si el cerramiento es la medida idónea para evitar las inundaciones? El señor Neftali manifiesta que si es efectivo y comenta que el conjunto Mediterráneo realizo el cerramiento y no se les inundó el conjunto en la lluvia pasada.
Interviene el señor Pedro Fontal y aclara que los factores de inundación son múltiples y los muros de cerramiento no son los únicos para evitar la inundación, en años anteriores se había construido unos muros improvisados con teja que trancaron un
poco el agua, pero también está el problema del alcantarillado porque aun teniendo muros el agua se entra por los sifones. Otra situación es la falta de la construcción de los boxcoulver externo, que está proyectado pero las autoridades municipales no lo han ejecutado.
Estos proyectos son de prevención, aunque el invierno no ha afectado tanto esta región el gobierno manifiesta que va a seguir lloviendo. Recordemos que el año pasado solo llovió dos días pero el agua que cayó fue la correspondiente a un año.
Se refiere también al proyecto de seguridad, vigilancia, solicita que se revise el contrato de seguridad, actualmente se tienen dos servicios 24 horas de vigilantes, hay unos servicios complementarios que las empresas de vigilancias dan a los usuarios. Resulta que la empresa suministro las cámaras los dos primeros años y luego manifestó donarlas al conjunto y así se libera del mantenimiento, se refiere a ello para que el siguiente Consejo y administrador lo revisen, también sugiere estudiar y revisar el proyecto que manifiesta don Emiliano sobre la citofonía.
El señor Enrique Villalba manzana 5 casa 1, pregunta al administrador por que clase de material se va a cambiar la paja del kiosco? Y si enredaderas de las columnas grecorromanas también se van a cambiar?
Maximino Gómez casa 12 manzana.13 Pregunta por quien están avalados los proyectos, aclara que el valor de los proyectos debe estar basado en estudios técnicos y cotizaciones de cada uno de los trabajos para poder proceder a votar su ejecución o no.
El señor administrador informa que solo se tienen cotizaciones verbales, y da respuesta al señor Villalba sobre el material a utilizar en el kiosco el cual puede ser teja española o eternit, para el remplazo de las matas debe estudiarse cuáles son las que no afecten el agua, igualmente recuerda el cuidado del agua a todos los bañistas ya que los bloqueadores contaminan el agua.
El presidente de la asamblea recuerda el buen uso de la piscina, en cuanto a ducharse antes de ingresar a ella sobre todo cuando se usan bloqueadores para no afectar el ph del agua y evitar multas o sanciones cuando efectúen las revisiones.
Interviene el señor Agustín Huérfano, si se va a hablar de inversiones se debe sumar todos los costos y dividir entre 158 casas, propone realizar la rifa de un vehículo con el compromiso de todos de vender las boletas, adicional cree que en el local se pueden tener más productos como supermercado y generar más ingresos.
Ma concepción Morales casa 4 manzana 7 solicita priorizar los proyectos o definir la fecha para conocer la información técnica.
Omar uliecer casa 15 manzana 7 respecto al taponamiento de las redes de alcantarillado, manifiesta que ya se conoce la razón pero pregunta que se va a hacer para retirar los arboles que siguen dañando la red.
Maximino Gómez, casa 12 manzana 13 Propone que para semana santa se tengan las cotizaciones y las presenten los mismos proponentes y así poder definir.
Pedro Fontal manzana 5 casa 11 considera que en el momento no se puede definir nada sobre los proyectos sugiere tomar los que estan enunciados en la cartilla y que la nueva administración y Consejo de administración adelanten los estudios y soliciten las cotizaciones y cuando las tenga convoquen a una asamblea extraordinaria, recalca que los estudios y cotizaciones requieren dedicación y tiempo.
El presidente de la asamblea pregunta si hay más inquietudes. Alejandro Ibáñez casa 1 manzana 11b, sugiere aprobar la cuota extraordinaria de una vez teniendo en cuenta que más o menos es de $600.000.= y no dilatar mas las obras porque más adelante pueden costar más.
El presidente de la asamblea sugiere iniciar un fondo para que no sea una sola cuota sino que se pueda diferir, lo cual permitiría ir haciendo obras.
Interviene el Ingeniero Carlos Alvarez manzana 12 casa 3 y hace unas aclaraciones como es la importancia de realizar los estudios primero, manifiesta que el solo tema del cerramiento puede afectar las casas y así cada uno de los proyectos, mientras no se tengan presupuestos no se puede definir nada, y está de acuerdo con la creación del fondo.
Enrique Villalba, casa 1 manzana 5 está de acuerdo con el señor Alvarez sobre los proyectos porque no hay estudios ni bases, también está de acuerdo con iniciar un ahorro.
Emiliano Gómez casa 4 manzana 13 manifiesta que todos los proyectos se requieren y si se necesita un fondo a la vez avala la idea de la rifa para que la cuota extraordinaria sea mínima. Dentro de los proyectos solicita incluir la citofonia y el cerramiento eléctrico.
Rafael Gutiérrez casa 1 manzana 11b el cerramiento es solo uno de los trabajos preventivos para evitar la inundación, sugiere que se debe hacer una buena gestión administrativa con las entidades municipales para soluciones definitivas y de pronto el cerramiento no es lo requerido, está de acuerdo con la creación del fondo y con la rifa pero eso implicaría la inscripción ante rifas, juegos y espectáculos.
Aclara el señor Emiliano Gómez: Esta rifa no se registra por ser un bono de solidaridad para beneficio de la comunidad y esas actividades no exigen registro.
El propietario de la Casa 17 manzana 3, aclara que algunas manzanas ya pagaron el muro y no deben ser incluidos en la cuota extraordinaria por ese concepto. En cuanto a las plantas que están contaminando la piscina, no entiende porque entonces se habla en el informe de mejorar el cerramiento en cerca viva si están contaminando y cuál es el ahorro si todavía no ha salido el decreto.
Aclara el señor Pedro Fontal que el ahorro se presenta en caso de ser aprobado el cerramiento en cerca viva porque ya estaría adelantado.
El señor Eduardo Ruiz casa 12 manzana 1B manifiesta que todas las obras son importantes y se requiere ejecutarlas pero igualmente recalca tener estudios técnicos e incluir la vigilancia. En cuanto a la citofonia informa ser un proyecto costoso y destruyen las vías. Sugiere citar a asamblea extraordinaria en semana santa con el tema de proyectos contando con estudios técnicos.
El presidente de la asamblea pone a consideración la citación a asamblea extraordinaria cuando el consejo y la administración tengan las bases técnicas con el tema de proyectos únicamente.
Los asambleístas aprueban por unanimidad con la aclaración que sea en Bogotá y a más tardar se convoque antes del 30 de mayo.
Pone a consideración de los asambleístas el segundo tema sobre iniciar a partir del mes de abril una cuota de $50.000.= para crear el fondo de los proyectos.
Después de varias sugerencias sobre el valor del ahorro no se llega a acuerdo, por tal motivo aclara el presidente de la asamblea que en la asamblea extraordinaria se defina el monto de la cuota extraordinaria.
8.- Ratificación de la cuota de administración e intereses por mora para el periodo 20011.
Se ratifica la cuota de administración plena para el 2011 en $90.000, para las personas que cancelen en los primeros diez días de cada mes, en $100.000.= para los propietarios que cancelen entre el 11 y el 20 del respectivo mes y $110.000.= cuota plena a partir del 21 de cada mes y los intereses por mora del 2% mes vencido.
La asamblea lo aprueba por unanimidad
13.- proposiciones y varios
El presidente de la asamblea recuerda que los temas a tratar en proposiciones y varios son:
Agua, recolección de basuras, arrendamiento de casas, temas de convivencia, gestión de cartera.
Agua: Enrique Villalba casa 1 manzana 5, manifiesta que ha encontrado buen fluido en el momento, pero pregunta por la alternativa de conexión del tubo de mayor capacidad que él cree que es a corto plazo, quiere saber las otras alternativas.
Aclara el administrador que con la manifestación realizada en enero se logro la conexión al tubo de 8 pulgadas por eso hay buen fluido de agua.
Las otras alternativas son: 1.- Rehabilitar el pozo y 2. Construir otro tanque, pero si no llega agua con que se hace el llenado.
Aclara el señor Fontal que nos conectaron al tubo de mayor fluido sin cancelar ni un peso de lo que pedían por hacerlo como resultado del acta firmada por el paro, por eso tenemos fluido actualmente.
Recolección de basuras: El señor Pedro Fontal aclara que en la cartilla dice se cancelo el contrato con espuflan y no es así se pretende cancelar por los incumplimientos de la empresa; a partir del mes de enero está prestando el servicio la empresa "Ser ambiental" en forma gratuita, y los asesores de la empresa van a tener la palabra para explicar en qué consiste el servicio y el traslado de empresa.
La representante de la empresa resume:
Se mantiene el mismo valor por el servicio, el cobro se sigue realizando en el recibo de Espuflan, se hace un barrido de los separadores de las vías semanalmente, si se requiere se hace la recolección de elementos obsoletos en el conjunto y el servicio de la recolección y disposición final de las basuras.
La legalización del cambio se debe hacer mediante la firma de un formato en forma personal de desvinculación y vinculación.
La asesora de la empresa Ser Ambiental resuelve las inquietudes de los propietarios.
Hay posibilidad de que cobren por el peso de la basura? No. eso solo está aprobado para industrias y empresas, para recolección domiciliaria el cobro es por estrato.
Si se entregan las basuras recicladas baja el valor de cobro? Aun no se ha implementado pero se está estudiando.
Como manejan la recolección en las temporadas altas? Estamos en condiciones de hacer una recolección adicional sin aumentar el cobro, solo deben solicitarla.
Nos pueden suministrar copia del convenio con Espuflan para evitar que en el futuro aparezca una cuenta pendiente con la empresa teniendo en cuenta que la empresa está mal económicamente.
Hay algún problema en la prestación del servicio por tener la empresa domicilio en otro departamento de donde va a prestar el servicio?
No los servicios públicos los regula la Ley 142 y permite la prestación en cualquier sitio
Ustedes pueden colaborar para evitar el botadero de basura que se ha formado en la esquina colindante del conjunto etapa 1, 2 y salida a Aragón.
Responde Diana asesora comercial de Ser ambiental que lo que se puede es crear una brigada junto con personal de los conjuntos.
Interviene Pedro Fontal manifestando que lo del aseo es cultura ciudadana, a la entrada de los conjuntos los mismas etapas se encargan de botas las basuras.
Sugiere el propietario que no se tiene conocimiento claro sobre el traslado de empresa, por eso solicita autorizar a la administración para que indague y envíe la información y el formato a cada propietario.
Aclara la asesora de Ser ambiental. La ley 142 y el contencioso administrativo dice que cualquier empresa que cumpla los requisitos puede entrar en libre competencia sin pedir permiso, sin embargo ya oficiaron a la empresa Espuflan que iban a entrar en libre competencia.
Pregunta el propietario, Ustedes prestan el servicio de poda y recolección?, Se presta el servicio con costo, sin embargo se llega a acuerdo de recolectar 6 mts cúbicos gratis.
El presidente se la asamblea pone a consideración el cambio de empresa de servicio de recolección de basuras y los asambleístas lo aprueban por unanimidad.
Arriendo de casas:
Interviene el señor administrador. El año pasado se anexo el decreto de arrendamiento de casas para conocimiento de todos los propietarios, para conocer los requisitos para poder arrendar la casa y convertirla en hotel los suministra la cámara de comercio del Espinal donde deben inscribirse previamente, hay que tener en cuenta que antes de esos trámites se debe modificar el reglamento de propiedad horizontal y manual de convivencia; ya hemos recibido un oficio del Ministerio de Industria, comercio y turismo donde manifiestan que tienen conocimiento de personas que arriendan casas, se dio contestación manifestando que el administrador solo administra las zonas comunes y no tiene conocimiento de las casas, pero si debe informar al Ministerio sobre los que arriendan.
Los asambleístas solicitan no permitir el arrendamiento, por lo cual el señor Rafael Gutiérrez aclara que hay reglamentos superiores a los reglamentos de los conjuntos que por ser propiedad privada no permiten prohibir los arrendamientos.
El Sr. Maximino manifiesta que para mejorar la convivencia en el conjunto se deben aplicar las multas establecidas. El señor Neftalí Ardila aclara que en el reglamento de propiedad horizontal ni en el manual de convivencia no hay multas establecidas.
Pórticos: Néstor caballero manzana 4 casa 1 manifiesta que la redacción no es clara en el informe, porque el silencio administrativo debe ser positivo y no negativo y planeación puede llegar en algún momento tumbar el arreglo.
Aclara Pedro Fontal que se tiene un pronunciamiento anterior de planeación donde define que ellos legislan sobre las casas que dan a la calle pero internamente es la administración y Consejo.
Se recuerda que en la asamblea pasada se otorgo poder al consejo para que elevara la consulta a planeación y definiera.
Faltas de convivencia. (Escándalos, multas) Interviene Virginia Sofía Redondo, Primero pide excusas por el cambio de fecha en la información del recibo de caja).
El manual de convivencia es un poco lapso y flexible, los propietarios traen invitados pero no se puede responder por su comportamiento, en el reglamento dice no se debe hacer, pero no dice que pasa si no se cumple y el comportamiento todavía es bastante malo, nosotros vivimos en propiedad horizontal y tenemos que someternos a las normas existentes.
Propongo modificar el manual y aprobar multas para los malos comportamientos, sugiero que la administración haga llegar a cada uno de los propietarios una copia del manual y cada uno traiga para la próxima asamblea los puntos a modificar.
Interviene el señor Guevara propietario y aclara que para hacer efectiva una sanción debe haberse seguido un procedimiento por la vía administrativa y gubernativa,como es notificación, descargos, citaciones, llamado de la alcaldía y es allí donde aplican la sanción y ellos son los que cobran.
El caso de arrendamiento si comprueban que hay arrendamientos hay una multa de $20.000.000.= y la paga la copropiedad pero es el administrador el que debe administrar el ingreso.
El propietario no comparte lo dicho por el señor Guevara y manifiesta que al conjunto lo rige es la Ley 675 y no el reglamento de lo contencioso administrativo y se aplica cuando es un funcionario estatal pero la administración si puede aplicar las sanciones que defina el comité de convivencia.
Interviene la propietaria Sonia esperanza Arevalo, abogado manzana 4 casa 11, aclara que la asamblea como máximo organismo si puede aplicar las multas porque hay evidencias, propone que el comité presente el proyecto y por medio de la administración se notifique a los propietarios y ellos decidan si se cambia o no el manual.
Sillas en la piscina.
Entre semana no se encuentran sillas, tampoco hay salvavidas , se ha evidenciado personas embriagadas se lanzan a la piscina con ropa y no hay quien haga cumplir las normas.
El Sr. Alejandro Ibáñez casa 1 manzana 11 manifiesta. El tema de sillas y parasoles es importante es una zona muy importante del conjunto, pero entre semana no está el piscinero para que suministre estos elementos, adicional en el kiosco no hay atención entre semana y los productos son muy escasos, sugiero replantear este tema.
Pedro Fontal, aclara que el salvavidas está contratado únicamente para fines de semana, puentes y temporadas y mantenerlo todo el tiempo genera meter la mano al bolsillo, aclara que esta persona es diferente al piscinero.
En cuanto a las sillas si no está el piscinero se pueden solicitar al vigilante o en la administración.
El propietario manifiesta que es importante dejar claro en el acta que la asamblea aprobó o no aprobó por presupuesto mantener el salvavidas permanente y que en caso de una eventualidad todos asumimos la multa.
El presidente de la asamblea recuerda que la responsabilidad de los niños en la piscina es de los padres, no solo del Conjunto.
El administrador aclara que anteriormente dentro del contrato de mantenimiento de la piscina incluía un piscinero que hacía las veces de salvavidas, pero la Ley ha definido que estas dos funciones deben prestarse por aparte,el salvavidas debe estar certificado por el Sena y el costo diario es de $45.000.=, adicional recalca que la responsabilidad de los niños menores de 12 años es de los padres de familia.
El presidente de la asamblea pone a consideración la aprobación de contratar al salvavidas únicamente para los fines de semana y puentes.? Las opiniones de los asambleístas están divididas y no hay consenso.
Interviene el señor Emiliano Gómez y explica que lo que ha mencionado el propietario anteriormente es claro y hay que ver hasta dónde va la responsabilidad del conjunto si no se contrata un salvavidas permanente y en caso de un accidente la responsabilidad es de la comunidad
El señor Rafael Hernández aclara que si tenemos para pagar dos jardineros, también se debe presupuestar un salvavidas que es mas importante y en caso de una eventualidad la demanda va a ser alta.
Interviene la sra Virginia, que dentro del presupuesto se deje algo para embellecimiento de la piscina, sillas, mesas y parasoles.
Gestión de cartera:
Preguntan hay algún informe de los abogados y cuál ha sido la gestión, porque la cartera se ha aumentado y se manifiesta que han recuperado, entonces donde está la gestión.
El señor Huérfano interviene y manifiesta que si los abogados no presentan informes y no muestran gestión deben cambiarse.
El señor Maximino recalca que eso no es soporte de la asamblea sino de la administración y se puede fraccionar la cartera, y si se ve que el abogado no funciona se le entrega al otro.
El administrador entrega el informe que enviaron los abogados el cual es leído por el presidente de la asamblea.
Pide la palabra el señor Juan Pablo Carmona casa 17 manzana 3B y solicita que los proyectos de menor valor también se incluyan en la asamblea extraordinaria, refiriéndose al muro levantado en la entrada el cual no le gustó.
Interviene el señor Fontal y manifiesta que el hecho de que no le haya gustado a algunos no quiere decir que se deba consultar todos los propietarios los trabajos a realizar pero resalta la buena participación critica que hay para aportar a la comunidad.
9.- Elección del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN. En este momento las personas que estaban en el Consejo presentan renuncia al Consejo por haberse terminado el periodo por el cual habían sido elegidos.
El presidente de la asamblea hace un llamado a los copropietarios que deseen participar tanto a nuevos como a los que venían participando.
El señor Huérfano propone al señor Pedro Fontal, el señor Rafael propone a todos los integrantes que conformaban el Consejo anterior.
El señor Fontal manifiesta que los integrantes que han estado en el consejo han realizado una gran labor sabemos que las personas que colocan su nombre es a honorem y de voluntad de servirle a la comunidad de la mejor manera con la mejor intención y quiero hacer un reconocimiento a todos los miembros del consejo de administración y al administrador porque en esta asamblea a pesar de las aclaraciones menores reciben unas cuantas claras, manejadas con absoluta transparentes con honestidad durante todos estos años que han pasado.
Preguntan a los integrantes del Consejo saliente quienes desean continuar? Confirman seguir Marco Tulio Morales, Emiliano Gómez, Rosa Marlene Moreno, Pedro Fontal.
Postulan al ingeniero Carlos Álvarez, al señor Néstor y la doctora Sonia Esperanza Arévalo, quienes aceptan la postulación.
El consejo queda conformado por las siguientes personas quienes se presentan.
Sonia Esperanza Arévalo Manzana 4 casa 11
Néstor Caballero Manzana 4 casa 1
Pedro Eduardo Fontal Aponte Manzana 5 casa 11
Rosa Marlene Moreno Lozano Manzana 3 casa 3
Emiliano Gómez Méndez Manzana 13 casa 4
Marco Tulio Morales Manzana 13 casa 18
Carlos Álvarez Manzana 12 casa 3
La asamblea los aprueba por unanimidad
10. Elección del REVISOR FISCAL. El Presidente de la Asamblea pregunta si hay algún postulante o se presentaron hojas de Vida para el cargo de Revisor fiscal, informando el Administrador que esta la hoja de vida del señor Salomón Gil.
El presidente de la asamblea somete a votación la reelección del revisor fiscal
La Asamblea aprueba ratificar al señor Salomón Gil como revisor fiscal .
11. Elección del COMITÉ DE CONVIVENCIA. El presidente de la asamblea abre las postulaciones e invita a participar en este Comité que es de vital importancia para el Conjunto. Se postulan las siguientes personas:
Nelson Franco Manzana 4 Casa 11
Rodrigo Gómez Manzana 8 Casa 4
Virginia Sofía Redondo Manzana 13 Casa 6
La asamblea aprueba por unanimidad el Comité de Convivencia.
Siendo la 2:18 horas, se dio por terminada la reunión y en constancia de lo anterior firman.
JUAN MANUEL NAVARRO - ROSA MARLENE MORENO LOZANO
Presidente de la Asamblea - Secretario de la Asamblea